Bien-être

Ma méthode d’organisation optimale pour travailler sereinement

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Noémi avait déjà dévoilé ses applications préférées pour travailler efficacement. Le sujet m’intéresse fortement, alors pour ce premier article, je voulais parler d’habitudes pour travailler sereinement !

Travailler sereinement ? C’est à dire ?

C’est notre capacité, selon moi, à combiner l’efficacité et le calme intérieur. Certains appellent cela le flow, le plaisir, la pleine conscience ou encore la créativité. De mon côté, c’est l’organisation qui permet un état idéal mêlant la créativité et la capacité de produire vite et bien (et à booster sa confiance en soi).

Pourquoi travailler sereinement n’est pas facile ?

Nous sommes dans une société d’ultra-connexion, de sur-communication, de polyvalence et de « multitasking ». Personnellement, je pense en arborescence (j’en reparlerai dans un autre article). Il m’est essentiel de réfléchir et de poser mes idées de cette manière. En revanche lorsqu’on est dans une période de production, c’est différent ! Vous devez finir ce dossier, cet article, votre compta, cette « to-do-list »… et vous n’avez toujours pas commencé la présentation à rendre demain ? Le stress augmente !

Il faut alors changer sa manière de voir les choses, pour vivre différemment ce moment et réussir à travailler sereinement. Cela permet de dompter son cerveau et son stress.

Poser un cadre spécial. Créer des rituels. Changer le décor…

Voici mes conseils pour transformer son stress négatif (le fameux « Haaaaaaaaaaaaaaa je n’y arriverais jamais ! ») en stress positif et motivant (le génial : « Ok c’est parti pour un sprint ! »).

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Ma méthode d’organisation

Tout d’abord, il faut avoir envie de travailler pour être efficace ! On doit alors structurer son travail et ses tâches pour se connecter au plaisir du « travail bien fait  » ou même du « travail fini » :

  • Préciser au maximum le périmètre précis de sa mission (la tâche à accomplir) et lui donner une durée approximative.
  • Subdiviser la tâche en sous-tâches de 30 ou 15 minutes (en fonction de sa capacité de concentration et de son environnement).
  • Lister chaque sous-tâche sur un post-it différent pour bien visualiser et les placer face à soi dans l’ordre idéal de réalisation.
  • Classer ses tâches dans un tableau par ordre d’importance.
  • Sélectionner uniquement 3 tâches obligatoires à faire le jour même (si c’est trop difficile, on ajoute dans une autre couleur de post-it les tâches à faire ensuite).

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Se couper des distractions digitales pour travailler sereinement

J’entends déjà votre cerveau me dire « Mais tu ne connais pas la longue to-do-list que j’ai à faire… » ! Oui, nous avons une vie surmenée (mais c’est encore un autre sujet). Votre liste d’urgences est votre première distraction. On essaye donc de limiter les « tentations » qui se trouvent à l’intérieur de nos outils (ordinateur, téléphone, etc.) pour ne pas en rajouter.

  • Prendre un cahier « idées » : un vrai cahier avec un stylo pour écrire tout ce que son cerveau envoie comme idées et urgences à faire de suite. On écrit seulement un mot clef, c’est noté, et on y reviendra en temps voulu.
  • Mettre son téléphone en mode avion ou silencieux (retourné pour ne pas voir les messages qui s’affichent) et couper ses notifications.
  • Fermer sa boîte email et toutes ses connexions à des réseaux sociaux.
  • Fermer ses onglets : si on doit finir un tableau Excel par exemple, on n’ouvre rien d’autre sur le bureau. Quand on a besoin d’aller sur le Web pour récupérer des éléments, on ouvre une nouvelle fenêtre avec uniquement les sites utiles. (Et non on ne garde pas la boîte email dans un coin au cas où !)

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Un mode « ne pas déranger » au bureau !

Vous allez être dérangé ! Je ne suis pas devin mais dans notre monde d’ultra-communication, ça devient une norme. Or, pour travailler sereinement, il faut être concentré et un peu seul. Voici donc mes solutions pour vous permettre de vous isoler pendant 30 minutes, et enfin avancer sur vos priorités.

Si vous travaillez dans un open-space, il est essentiel d’expliquer à vos collègues votre nouvelle méthodologie pour que tout le monde puisse la respecter (et s’en inspirer !).

  • Prendre quelque chose à boire : du thé, de l’eau, un jus (pas de café) qui sera une boisson « réconfort ».
  • Prendre un objet à tripoter ! Quand la tête cherche dans tous les sens – la bonne réponse – le corps à envie de bouger aussi. Une balle anti-stress ou un porte-clef avec une matière sympa permet de rester concentré et d’évacuer la tension nerveuse et le stress. Je déconseille les objets qui bougent ou excitent la rétine comme le hand spinner.
  • Mettre un symbole clair pour signifier la phase de « concentration – production » : ça peut-être un petit panneau rigolo ou dans un bureau partagé, un casque, un objet à poser sur son écran. Si on travaille seul, c’est important aussi de ritualiser : on s’entoure d’un élément visuel agréable, ou on change de position, d’endroit pour s’isoler.
  • Limiter le bruit extérieur : les boules Quiès sont mes meilleures amies au quotidien ! Un casque anti-bruit ou de chantier pourra faire l’affaire également.
  • Trouver son « bruit de calme » : je sais que vous allez être tenté d’écouter de la musique mais je pense qu’il y a trop d’informations (parole, rythme qui change). Si vous voulez être véritablement concentré, choisissez un bruit de nature qui vous plaît et mettez-le en boucle. Moi, je suis une fan de la mer ! J’ai quelques vidéos sur Youtube qui sont parfaites pour ça, car suffisamment longues (je suis sur un format de 1h de production personnellement).

N’oubliez pas : restez flexible car chaque journée est unique !

Même si votre cadre (bureau, dossiers) ne change pas, vous êtes dans un état d’esprit qui va varier. Je reviens très vite avec plus d’éléments : des applications, des outils d’organisations de temps et des leviers de motivation pour toujours plus travailler sereinement.

Si vous avez des idées et astuces, dites-moi tout ! En tant qu’exploratrice du « soi-m’aime » j’adore découvrir de nouveaux moyens pour mieux travailler.

Olivia est coach et énergéticienne, exploratrice du soi-m’aime. Pour découvrir ses prestations, consultez son site Rise & Shine. Elle a aussi un blog : Quand je serai grande. Sur Trendy Mood, elle publie toutes les semaines des conseils pour mieux vivre au quotidien. Retrouvez tous ses articles en cliquant ici !

5 Commentaires

  1. Han, c’est trop chouette tout ça.
    Moi je suis une adepte de la méthode pomodoro, mais j’avoue que la partie où je pêche, avant, c’est dans l’organisation et la priorisation des tâches, j’ai encore des progrès à faire !

    • Je crois qu’Olivia a prévu un article dessus… ;-)
      J’entends beaucoup de bien de la méthode Pomodoro, je n’ai pas encore tenté le coup, mais il faut !

  2. Superbe article très pratique et pleins de bons conseils ! Je l’ajoute directement à mes favoris pour la prochaine fois où je serais en mode  » Haaaaaaaaaaaaaaa je n’y arriverais jamais ! « 

  3. Pingback: Links I Love #141 - Whatever WorksWhatever Works

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