Bien-être, High Tech

Les applications qui me simplifient le travail au quotidien

© Image : Design Milk

Afin d’optimiser le temps passé devant mon poste de travail et de gagner en efficacité, je cherche depuis longtemps à automatiser certaines tâches. Par exemple, pour Trendy Mood, je reçois des centaines d’emails par semaine qui ne m’intéressent pas (dans le meilleur des cas) et me polluent (souvent). Parmi ces messages, il y en a en revanche une dizaine qui doivent être traités rapidement.

Ce travail de « réponses » m’est indispensable évidemment, prend beaucoup de temps alors qu’il faut aussi avancer sur les sujets que j’appelle plus « opérationnels ». Et comme je suis freelance, je gère beaucoup de choses à la fois. Il faut se souvenir que pendant qu’on travaille sur un sujet, on doit aussi faire autre chose à côté. Pour être efficace, je dois vider ma tête de tous ces « à faire » dès que je les reçois, et les prioriser. Nous sommes très nombreux dans ce cas.

Petit à petit, je me suis donc entourée d’outils et d’applications qui m’aident énormément à me concentrer sur mon savoir faire premier en gérant – presque – à ma place les sujets indispensables mais qui ne rapportent pas directement d’argent. Je les partage donc avec vous. Et si vous avez des outils à me recommander, n’hésitez pas à laisser un commentaire !

Wunderlist : une To-Do List connectée très pratique

C’est l’application dont je ne pourrais absolument pas me passer. On peut la télécharger sur son téléphone et sur son ordinateur et tout se synchronise automatiquement ensemble. Il est possible de retrouver toutes les tâches effectuées, de prioriser celles en cours, de leur ajouter une échéance, de partager des tâches… Et on peut même avoir des listes de listes !

Je sais que le « Bullet Journal » fait fureur en ce moment. Personnellement, je ne veux surtout pas rajouter du poids à mon sac ou des cahiers supplémentaires. Wunderlist correspond donc à la perfection à mon usage. Dès que j’ai une idée, une pensée, hop ! je l’ajoute à mon application, que j’ai toujours avec moi.

> Wunderlist / Application gratuite / iOS, Mac OS, Android, Windows Phone, Web.

Unroll Me : se désabonner automatiquement et classer les newsletters

Depuis quelques années, mon adresse email est ajoutée automatiquement dans des fichiers sans rapport avec Trendy Mood ou à des newsletters jamais souscrites. Unroll Me permet de se désabonner automatiquement, mais aussi d’ajouter à un « Roll Up » toutes les newsletters que l’on souhaite garder dans un même dossier. On reçoit donc un unique message récapitulatif. On peut aussi choisir de garder certains messages dans sa boîte.

Au début, cela prend un peu de temps pour le paramétrer, puis on gère au fil de l’eau et sur le long terme, Unroll Me s’affine. C’est un outil génial et gratuit (il faut juste partager le lien pour activer l’outil au début).

Pour certaines mailing list, il faut encore que je me désabonne manuellement ou que je fasse des demandes de retrait de fichiers presse, mais pour ça, j’ai les réponses standardisées !

> Unroll Me / Outil en ligne gratuit / Fonctionne sur Gmail, Yahoo…

Les réponses standardisées Gmail : se simplifier la vie pour répondre à ses emails

Dans la vie professionnelle, il arrive qu’on réponde quand même sensiblement la même chose à un grand nombre de personnes, parfois pour prendre contact et proposer une offre déjà existante, parfois pour décliner une proposition. Dans ces cas là, on gagne beaucoup de temps à automatiser ces premiers contacts.

Je me suis rendue compte que bon nombre de mes amis ou de mes collaborateurs ne connaissaient pas cette fonction de « réponses standardisées » qu’offre Gmail. C’est pourtant très, très pratique et elle devrait être connue du monde entier ! On rédige un message type, puis, on l’enregistre. Il suffit ensuite de l’insérer dans un message et éventuellement de le personnaliser. Je m’en sers tous les jours ! Auparavant, je ne répondais pas toujours à certains messages par faute de temps… Les réponses standardisées me permettent non seulement d’être polie mais aussi de répondre extrêmement vite.

Pour accéder aux « Réponses standardisées », il faut cliquer sur la petite flèche à droite de la poubelle.

Mailtrack : savoir si ses emails sont lus

Si vous travaillez dans les relations presse, cet outil peut s’avérer salutaire ! Il arrive que certains de nos messages se perdent dans les méandres du Web (ou aussi d’avoir parfois des clients un peu malhonnêtes qui disent ne pas avoir reçu les emails de facturation !). Mailtrack permet donc de suivre le courrier envoyé, de noter s’il a été ouvert et combien de fois.

Il ne fonctionne que si vous avez une messagerie Gmail et Google Inbox malheureusement. Certains emails passent également à la trappe quand une personne utilise certains logiciels de messageries internes d’entreprises. Mais j’ai l’impression que même avec des utilisateurs d’Outlook ou Mail, le messages sont marqués comme lus. Il y a donc peu d’exceptions.

En face de chaque message envoyé, il y a une petite flèche verte, deux si l’email a été ouvert. On reçoit également un email dont on peut régler la fréquence récapitulant ces statistiques. Un tableau de bord est également disponible pour vérifier d’anciens messages.

> Mailtrack / 59€ par an / Fonctionne sur Gmail et Google Inbox

Dropbox et Paper : travailler et sauvegarder son travail en ligne

J’ai deux ordinateurs : un poste de travail fixe et un mobile (plus mon téléphone). Et comme je dois être assez flexible et pouvoir travailler un peu de n’importe où, je veux avoir tous mes dossiers à portée de main. Sans compter qu’il est hyper important d’avoir une sauvegarde régulière de son travail en ligne. Cela fait longtemps que j’utilise Dropbox car tous mes dossiers sont donc disponibles à distance. Quand j’ai fini un job, je peux l’archiver et libérer de la place sur mon ordinateur tout en ayant la possibilité de le retrouver très facilement.

Bien sûr, une des fonctionnalités de Dropbox dont je me sers aussi beaucoup est le partage de dossiers et documents. Avec la plupart de mes clients, j’ai mis en place ce système et s’ils veulent valider mes articles, ils n’ont qu’à aller les lire directement sur Dropbox, peuvent les commenter ou les modifier. C’est aussi très pratique pour partager des photos, des fichiers lourds…

Depuis que Dropbox a sorti Paper, je me suis mis à l’utiliser également. Cet un outil de traitement de texte qui sauvegarde automatiquement et instantanément ce qu’on écrit. On peut également partager ses documents, les annoter, ajouter des tâches à d’autres personnes en les mentionnant, créer des notes de réunion, des documents de travail à plusieurs… C’est assez génial car l’interface est très claire et donne vraiment envie de l’utiliser.

Cela dit, c’est une solution qui ne me satisfait pas encore à 100%. Il est impossible de travailler hors connexion par exemple. Et l’autre gros point noir c’est que les documents Paper sont dissociés de Dropbox. J’aimerais ouvrir un document Paper et qu’ils se mettent directement dans un de mes dossiers Dropbox. Alors que là, je suis obligée de le télécharger au format Word et de l’ajouter ensuite, créant un doublon. Ce n’est pas encore parfait, ça le deviendra peut-être… Et puis si on commence à avoir beaucoup de fichiers, c’est un peu le bazar et je suis une maniaque du classement sur mon ordi.

> Dropbox / Application gratuite limitée ou abonnement 1 To : 99€ par an

Digiposte + : une application pratique et sécurisée pour centraliser ses documents administratifs

Je partage enfin cette dernière application, moins liée au travail mais néanmoins très pratique ! Elle permet de centraliser et de récupérer automatiquement toutes vos factures par exemple. On peut aussi stocker ses documents officiels, ses contrats avec un très grand nombre de société. Au lieu d’avoir des papiers éparpillés partout, ils sont tous rangés – par l’application – au même endroit. C’est un vrai gain de temps.

Sans compter que Digiposte + sert aussi de pense-bête ou d’assistant, et nous aide à effectuer certaines démarches, dans le cas d’un déménagement notamment.

Digiposte + / Application gratuite ou abonnement premium à 3,99€ par mois / Disponible sur iOS et Android

Et je vous laisse avec de belles images de bureaux beaux et inspirants…

15 Commentaires

  1. Tellement chouette t on article ! Et les réponses standardisées Gmail = la vie. Le gain de temps est énorme !
    J’utilise déjà beaucoup les applications dont tu parles, mais certaines m’étaient encore inconnues! Je vais aller fouiller tout ça… !

  2. vertcerise dit

    Trop chouette, j’en utilise pas mal déjà mais je vais regarder les autres. Sinon, je suis en train de tester Sortd, une appli qui permet d’ajouter des fonctionnalités et de ranger ses mails sur Gmail. Ca ne fait pas assez de temps que je l’utilise pour savoir si elle va me changer la vie par contre … mais ça semble prometteur !

    • Je serais curieuse d’avoir ton avis dans quelques temps alors. Je vais regarder en attendant !

  3. J’utilise wunderlist et comme toi je ne pourrais plus m’en passer.
    Par contre tu as la version pro non ? parce que dans la version classique je ne peux pas faire des dossier avec plusieurs listes (comme toi avec Blog par exemple). Ou alors je n’ai pas encore trouvé comment faire.

    • Non je n’utilise pas la version « pro », il suffit de faire glisser une liste sur une autre pour créer un dossier.

  4. Ouh la la, merci pour tout ça. À quelques jours (HIII) de quitter mon poste et de partir en free, je commence à me rendre compte que je suis terriblement bordélique et peu organisée, ça va donc demander un peu de remise en question. Je note précieusement tes conseils !

  5. Merci pour ces quelques découvertes!!
    C’est vrai qu’être organisée c’est quand même la clé d’un travail en toute tranquillité !
    JE VALIDE UNROLL ME ca m’a changé la vie (et surtout la vie de ma boite mail ahah :p)
    [lien supprimé]

  6. Je n’arrive pas à céder à l’appel de l’organisation numérique : je trouve que l’on passe déjà énormément de temps derrière un écran, du coup j’en suis restée au format papier et pour ça le bullet journal m’aide beaucoup. Mes tes ressources pour la gestion des mails sont supers, il faut que je teste !

  7. Pingback: Links I Love #135 - Whatever WorksWhatever Works

  8. Je suis fan pour ma part de Trello pour mes listes ou mes projets, sinon je découvre les réponses standardisées sur gmail ! Merci !
    Unroll me devrait aussi me rendre un grand service.
    Et je vais jeter un oeil à sortd :)

    • On me parle tout le temps de Trello mais j’avoue que ma petite organisation me convient bien alors pour le moment je ne me suis pas penché dessus !

  9. Merci pour tout ça, les réponses standardisées vont beaucoup me servir! (par contre, tu devrais ajouter dans l’articles que c’est dans « Labos » dans les paramètres qu’on peut activer l’option, j’ai mis un moment à le trouver ahah)

    Des bisous!

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