Bien-être

Comment prioriser ses projets ? Mes différentes méthodes

Vous avez commencé ma méthode pour vous organiser mais vous ne savez pas comment prioriser ? C’est sûrement encore plus vrai si vous avez aussi suivi mes conseils pour transformer vos rêves en projets. Bienvenue dans mon monde : un monde où créer est synonyme de recherche d’équilibre ! C’est un savant mélange entre priorisation et ajustement.

Cet article est plutôt destiné aux entrepreneurs, freelances, et à ceux qui veulent entreprendre, créer, imaginer… D’ailleurs, si vous êtes salarié, ça m’intéresse de savoir si vous pouvez utiliser cette méthode ou si votre direction vous impose des priorités.

Un tableau pour visualiser ses différentes tâches avec la matrice d’Eisenhower.

Je pense en arborescence. Alors forcément, ma première étape pour prioriser se fait sur un tableau avec de nombreux post it, que je déplace 100 fois (et si ils ne collent plus, je change le post it !).  Je conseille de prendre un tableau / un cadre, que vous pouvez transporter où vous voulez (sauf dans le métro !), de pièce en pièce, pour que la réflexion puisse vous suivre.

Prenez ensuite deux tailles et deux couleurs de post-it. Listez sur les petits toutes vos taches, projets, rêves… Jouez sur les couleurs pour l’avancement ou la récurrence des projets.

Une fois les mini-idées, sous-tâches, sous-catégories rassemblées visuellement, Ajoutez un plus grand post-it avec un nom de code. Pour savoir comment répartir ses tâches, la méthode d’organisation la plus connue est la matrice Eisenhower.

Méthode-Eisenhower---Priorisation-des-projets.jpg

Hélas, j’ai souvent remarqué que les « Explorateurs » (le petit nom que je donne à tous ceux qui viennent me voir en séance) sont des gens très sensibles et donc tout est important, essentiel, primordial… alors la matrice d’Eisenhower est difficilement applicable pour eux.

Néanmoins, je conseille de passer toutes vos tâches sous ce filtre ; au moins tous les trimestres pour faire un grand nettoyage. Souvent, on oublie qu’on fait des choses par habitudes, alors qu’on devrait les éliminer.

La méthode Moscow

  • M : Must have, ce que l’on doit faire – essentiel
  • S : Should have, ce que l’on devrait faire – important
  • C : Could have, ce que l’on pourrait faire – souhaitable
  • W : Won’t have this time, ce que l’on ne pourra pas faire cette fois – ce que l’on vaudrait faire s’il restait du temps

Cette méthode plus « Agile », permet de faire évoluer ses priorités en fonction de sa réalité, sur une période donnée. L’avantage, c’est qu’on peut y ajouter des récompenses motivantes, plus on est sur C ou W !

Ces deux méthodes ont un côté un peu trop « business » qui finit souvent en mode « je procrastine, je ne comprends pas pourquoi »… Justement, le soucis est là : quel est votre « pourquoi »? On peut se forcer à faire quelque chose sur une période donnée ou sous la contrainte (ici, vous vous contraignez en mettant 1000 choses dans la case urgente).

Je vous propose alors une méthode complémentaire en 2 étapes pour réussir à aller plus en profondeur.

Ma méthode pour prioriser ses projets

Étape 1 : comparer les projets entre eux

Reprenez vos grands post-it. Vous allez ainsi avoir une vision de tous vos grands projets. Mettez-les à la suite dans un document Excel (ne rigolez pas, je ne vous ai pas encore parlé des joies de PowerPoint !). Ensuite créez 4 colonnes :

  • notoriété : quel sera l’impact de ce projet sur votre image, le trafic vers votre site ou page Facebook, etc. ?
  • plaisir  : quelle est votre joie à réaliser ce projet ?
  • facilité : serez-vous efficace ? Autrement dit, avez-vous toutes les compétences ?
  • rentabilité : le projet rapporte combien ? attention de bien comptabiliser ce critère sur le temps investi. Un livre qui vous prend trois ans à écrire et qui se vend 5€… Imaginez la quantité à vendre pour qu’il soit rentable.

Une fois votre tableau créé, mettez une note de 0 à 5 pour chacun (5 étant le chiffre le plus positif) et il vous suffit de faire une somme. Vous avez ainsi des notes sur 20 et un premier classement. Et ce classement repose sur des critères objectifs reflétant aussi la réalité du business.

Ce tableau m’a été soufflé par une amie très talentueuse qui aide les indépendants à lancer et booster leur business. Allez-y : Kaizen Campus c’est par ici, c’est gratuit et de grande qualité !

Nom du projet Notoriété  Plaisir  Facilité  Rentabilité  Total
Créer une newsletter de blog 4 5 4 1 14
Enregistrer un podcast 3 5 3 1 12
Partir 3 mois en Australie en van 2 5 2 1 10
Photographier des dirigeants d’entreprise 2 2 5 5 14

Étape 2 : compléter avec sa propre grille de lecture

Pour aller plus loin, j’aime ajouter une deuxième grille de critères plus personnels et complémentaires. Cela vous donnera une deuxième note sur 20. C’est un deuxième filtre qui permet de départager les projets. J’ai actuellement plus de dix projets en cours. Certains ont la même note avec l’étape 1. Grâce à l’étape 2, je peux faire une des 2 totaux et ainsi avoir la vision plus « business » et la vision plus « personnelle ».

J’ai bien conscience que de choisir ces nouveaux critères n’est pas évident : cela vous demandera d’en discuter entre vous et « vous-m’aime », mais aussi avec des proches ou un professionnel.

Souvent cette 2ème grille de critères représente les choix inconscients qui sont synonymes de bonheur pour vous. Elle sera donc unique et évolutive (contrairement à la première). Vous allez la voir changer en fonction des grandes étapes de transformation de votre vie (prise de conscience, changements d’environnement, etc).

Nom du projet Beauté Histoires  Co-créer  Nature  Total
Créer une newsletter de blog 2 5 1 1 9
Enregistrer un podcast 2 5 3 3 13
Partir 3 mois en Australie en van 5 5 1 5 16
Photographier des dirigeants d’entreprise 5 4 1 1 11

J’ai fait l’exercice connaissant Noémi (j’espère qu’elle me dira que c’est juste !) avec ses motivations personnelles. Pour vous aider, voici une manière de trouver quelques mots clefs pour vous lancer et créer ce tableau.

  • Mes compétences : Beauté ! Noémi a un don pour rendre beau les choses, les mots, les gens. Vous n’imaginez pas à quoi ressemblent mes articles avant son passage magique ! Sans parler de ses photos que vous aimez tant… (Portfolio ici).
  • Ce qui me fait vibrer : Histoires ! Noémi a toujours aimé les histoires (que ce soit en images, en dessins ou en mots). L’émotion de découvrir et raconter une histoire est un élément qui la passionne (et dont elle a failli faire un métier).
  • Ce que j’aime faire : Partager ou co-créer ! Même si elle est un peu introvertie, Noémi aime les rencontres et découvrir les talents. Elle aime aussi partager et co-créer ses prochaines aventures.
  • Ce que j’aime dans le monde (les autres) : Nature ! Il suffit de voir le tournant de Trendy Mood ces 4 dernières années pour voir à quelle point Noémi, c’est la beauté au naturel et la nature est belle.

Et vous, comment vous priorisez ?

Olivia est coach et énergéticienne, exploratrice du soi-m’aime. Pour découvrir ses prestations, consultez son site Rise & Shine. Elle a aussi un blog : Quand je serai grande. Sur Trendy Mood, elle publie toutes les semaines des conseils pour mieux vivre au quotidien. Retrouvez tous ses articles en cliquant ici ! 

5 Commentaires

  1. Alors vraiment, un gros merci pour cet article. J’ai commencé par déchanter en lisant « matrice d’Eisenhower » parce que depuis que je connais ce truc, je n’ai jamais été capable d’attribuer mes projets à ces cases. Le reste me parle un peu plus, mais j’avoue que jusqu’à présent, je ne me pose même pas de questions sur mes projets, c’est **peut-être** pour ça que c’est un peu le bazar dans ma tête et dans mes affaires !
    Bref, merci, je vais me plonger dans Excel dès aujourd’hui, donc !

  2. Un article au top ! Un grand bravo pour le partage de ces méthodes qui, je pense, vont rentrer très rapidement dans mon quotidien et m’aider à canaliser ma pensée en arborescence ! Mille merci ;)

  3. Anael Blog dit

    Excellent, merci ! Je me lance tout de suite dans cette méthode ! Tant de choses à faire en peu de temps…

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